Die Geschäftswelt wurde auf Grund von Corona ganz schön auf den Kopf gestellt. Unternehmen sind dazu verpflichtet sich neu zu strukturieren und zu organisieren. Damit ein Meeting in Corona-Zeiten möglich ist, sind einige Leitfaden für die Sicherheit aller TeilnehmerInnen einzuhalten. Ein virtuelles Meeting steht an? Dann ist dieser Artikel genau der richtige für Dich! Wir helfen Dir mit diesen Tipps zu einem gelungenen, sicheren Meeting.
Table of Contents
Virtuelle Meetings
Natürlich gilt immer die Regel, bei Corona typischen Symptomen zuhause zu bleiben. Wann immer möglich, wird darum gebeten ein virtuelles Meeting per Zoom, Skype oder anderen Kommunikationsmitteln statt einem physischem Meeting zu nutzen.
Die Entscheidung für ein passendes System
Verwende am Besten ein sicheres Videokonferenz-Tool um technische Probleme oder Sicherheitslücken zu vermeiden. Zu den Tools zählen zum Beispiel Zoom, Microsoft Teams, Google oder Skype.
Einen Moderator für das Meeting bestimmen
Für ein virtuelles Meeting sollte ein Moderator bestimmt werden, welcher die Gespräche oder Diskussionen leitet und die Personen einlädt sowie zuständig ist für die übertragene Präsentation. Neben dem Moderator bzw. dem „Host“ des Meetings, sollte mindestens ein weiterer „Co-Host“ eingeteilt werden. So können die Aufgaben für einen reibungslosen Ablauf aufgeteilt werden.
Goodie Bags – einfach nach Hause schicken
Normalerweise stehen bei Meetings Snacks und Getränke auf dem Tisch, warum nicht auch bei virtuellen Meetings? Stelle einfach kleinere Goodie Bags mit Erfrischungen und kleinen Knabbersachen zusammen, die Du Deinen TeilnehmerInnen ganz einfach direkt nach Hause an den Schreibtisch schicken kannst.
Beginn des Meetings – ein kleines Kaffeekränzchen
Lass den Teilnehmern am Besten 5 – 10 Minuten Zeit, um sich kennenzulernen oder gegebenenfalls um technische Probleme zu beseitigen.
Der Mute-Modus und die Chat-Karten
Um Hintergrundgeräusche oder Unterbrechungen zu vermeiden, sind meist alle Mikrofone der Teilnehmer auf stumm geschaltet. Damit Du trotzdem eine Rückmeldung bekommst und die Teilnehmer mit dir interagieren können, gibt es sogenannte „Chat-Karten“. Diese Karten machen nicht nur Spaß, sondern ermöglichen auch Deinen TeilnehmerInnen ein Feedback zu geben ohne das Mikrofon anschalten zu müssen.
Q & A – Allen TeilnehmerInnen eine Stimme geben
Am Ende jeder Veranstaltung kannst du online ein Q and A (Question and Answer) erstellen, sodass alle Fragen, die während des virtuellen Meetings gestellt werden, am Ende beantwortet werden können. So haben alle TeilnehmerInnen die Möglichkeit einmal zu Wort zu kommen.
Meetings vor Ort
Physische Meetings in großen Büros sind natürlich nur bedingt realisierbar. Falls Du ein solches Meeting planst, könnten dir folgenden Tipps eine Hilfe sein:
Vor dem Meeting:
- Körpertemperatur aller Teilnehmer sollte überprüft werden
- Einzuhaltende Laufwege markieren
- Abstandsmarken an kritischen Stellen anbringen
- Personenanzahl so gering wie möglich halten
- Vor der Benutzung des Raumes 15 Minuten lüften, besonders wenn der Raum vorher von anderen Personen genutzt wurde
- Testung aller Teilnehmer anhand eines Schnelltests um mögliche Risiken auszuschließen
Genug Abstand einhalten
Laut Vorschrift gilt ein Mindestabstand von 1,5 Metern einzuhalten. Bei Unterschreitung des Mindestabstandes ist am Besten eine Schutzmaske zu tragen.
Die Vorbereitung und Versorgung aller TeilnehmerInnen
Um den Kontakt untereinander zu vermeiden, sollten vorzugsweise die Unterlagen von den TeilnehmerInnen selbst mitgebracht werden.
Da keine Verpflegung angeboten werden darf, können auch hier sogenannte Goodie Bags angeboten werden. Diese Goodie Bags könnten beispielsweise Studentenfutter, Tee, Espresso bzw. Kaffee oder weitere Hygieneartikel beinhalten.
Eine weiterer Tipp ist, passend zum Meeting Thema, bedruckte Artikel mit dem Firmenlogo wie zum Beispiel das Studentenfutter auszuteilen.
Hygiene Regelungen Übersicht
Die Hände sollten regelmäßig 20 Sekunden lang mit Seife und Wasser gewaschen werden. Beim Niesen und Husten einen Meter Abstand halten und anschließend Händewaschen oder in die Armbeuge niesen oder husten.
Außerdem ist es wichtig, regelmäßig den Meetingraum zu lüften. Die Menge der Außenluft ist dementsprechend abhängig von der Personenanzahl. Das Stoßlüften sollte alle 15-20 Minuten durchgeführt werden.
Vor dem Meeting könnte jeder Teilnehmer eine kleine Desinfektionsflasche erhalten. So oder so sollte immer eine Flache oder ein Spender bereit stehen.
Durchführung des Meetings
Auf den Tischen können Chlor-Raumbelüfter aufgestellt werden, welche nachweislich den Coronavirus in der Luft eindämmen. Demnach wäre eine Investition dieser Geräte vorbildlich.
Nach dem Meeting
Nach dem Meeting ist es wichtig, 15 Minuten lang den Raum zu Lüften und benutzte Tische und Stühle zu reinigen. Mit diesen Maßnahmen ermöglichst Du späteren Nutzern des Raumes ein sicheres Umfeld.
Mit diesen Tipps rund um das Thema „Corona Meetings“ steht deiner nächsten Konferenz nichts mehr im Wege und Du bist optimal vorbereitet!
